La Presenza Consapevole nel Business: Come Ho Trasformato le Mie Riunioni

“Marco, posso chiederti una cosa? Come fai a essere sempre così… presente durante le nostre riunioni?”

La domanda mi è arrivata da Sarah, una manager che seguo nel programma PRESENZA, al termine di una sessione particolarmente intensa sui problemi di comunicazione del suo team. La sua osservazione mi ha colpito perché ha messo in luce qualcosa che negli ultimi anni è diventato automatico per me, ma che non lo è sempre stato.

Cinque anni fa, le mie riunioni erano un disastro di multitasking.

Mentre parlavo con i clienti, controllavo le email. Durante le chiamate con il team, preparavo mentalmente la presentazione successiva. Nelle videoconferenze, avevo sempre tre schede aperte: quella della call, LinkedIn e qualche articolo da leggere “nel caso la riunione fosse noiosa“.

Il risultato? Prendevo decisioni affrettate, perdevo dettagli importanti, e le persone con cui lavoravo si sentivano poco ascoltate e poco valorizzate. Non lo dicevano apertamente, ma lo percepivo dal loro linguaggio del corpo, dal tono delle email successive, dalla mancanza di entusiasmo nei progetti.

Tutto è cambiato quando ho iniziato a praticare quello che ora chiamo “Presenza Consapevole nel Business”.

Il Costo Nascosto della Distrazione Professionale

Prima di condividere come ho trasformato il mio approccio, voglio essere brutalmente onesto sul prezzo che stavo pagando per la mia distrazione cronica.

Durante una review di fine anno con il mio team, è emerso un feedback che mi ha segnato: “Marco, quando parli con noi, spesso abbiamo la sensazione che la tua mente sia altrove. Ci fa sentire come se quello che diciamo non fosse importante.”

Quel commento mi ha colpito come un pugno nello stomaco. Non perché fosse cattivo – anzi, era espresso con gentilezza – ma perché era vero. Ero diventato un leader fisicamente presente ma mentalmente assente.

I numeri parlavano chiaro: i progetti si allungavano perché spesso perdevo informazioni cruciali durante le riunioni. Le relazioni con i clienti erano funzionali ma non eccellenti. Il team faceva il suo lavoro ma senza quella scintilla di engagement che fa la differenza tra un’azienda normale e una straordinaria.

Ma il costo più alto lo stavo pagando io stesso: arrivavo a fine giornata mentalmente esausto, con la sensazione di aver corso tutto il giorno senza mai essere realmente “arrivato” da nessuna parte.

Il Momento della Svolta: La Riunione che Mi Ha Cambiato

Il punto di non ritorno è arrivato durante una riunione con un cliente particolarmente importante. Stavamo discutendo la strategia per il loro lancio di prodotto – un progetto da sei cifre che avrebbe potuto trasformare entrambe le nostre aziende.

Io, come al solito, ero lì ma non c’ero. Parte della mia attenzione era sulla call, parte su un’email urgente che continuavo a leggere di sottecchi, parte su una scadenza che mi stava stressando.

A un certo punto, il CEO del cliente si è fermato a metà frase e mi ha detto: “Marco, sento che non sei completamente qui con noi. È tutto ok?”

In quel momento ho realizzato qualcosa di devastante: stavo trattando le persone come interruzioni alla mia giornata, invece che come la ragione stessa per cui stavo lavorando.

Quella sera ho preso una decisione radicale: avrei imparato a essere completamente presente durante ogni interazione professionale, indipendentemente da quanto fosse breve o quanto mi sembrasse “poco importante”.

Il Protocollo della Presenza Consapevole

Nei mesi successivi ho sviluppato quello che ora insegno a tutti i manager e professionisti che seguo: il Protocollo della Presenza Consapevole. È un sistema in quattro fasi che trasforma completamente l’esperienza delle interazioni professionali.

Fase 1: Il Reset Pre-Interazione

Prima di ogni riunione, chiamata o conversazione importante, dedico 30 secondi a quello che chiamo “Il Reset Consapevole“:

• Chiudo tutte le applicazioni non necessarie
• Faccio tre respiri profondi
• Mi chiedo: “Qual è la cosa più importante che può emergere da questa interazione?”
• Imposto l’intenzione di essere completamente presente

Sembra banale, ma questi 30 secondi hanno rivoluzionato la qualità delle mie interazioni.

Fase 2: L’Ascolto Integrale

Durante la conversazione, pratico quello che chiamo “Ascolto Integrale“:

• Ascolto non solo le parole, ma il tono, le pause, il linguaggio del corpo
• Quando sento l’impulso di formulare una risposta mentre l’altro sta parlando, mi fermo e torno all’ascolto
• Noto i miei giudizi o supposizioni che emergono e li lascio andare
• Resto curioso invece che preparare difese o controargomentazioni

Fase 3: La Pausa Consapevole

Prima di rispondere a qualsiasi domanda o commento importante, inserisco quello che chiamo “La Pausa Consapevole“:

• 2-3 secondi di silenzio per assimilare realmente quello che ho sentito
• Mi chiedo: “Qual è la risposta più utile che posso dare in questo momento?”
• Parlo dalla chiarezza, non dalla reattività

Fase 4: Il Check-in Conclusivo

Al termine di ogni interazione, faccio un rapido check-in interno:

• “Sono rimasto presente per tutta la durata della conversazione?”
• “Ho sentito e valorizzato realmente la persona con cui stavo parlando?”
• “Cosa ho imparato che non sapevo prima di questa interazione?”

I Risultati: Dati Concreti di una Trasformazione

Dopo sei mesi di pratica costante del Protocollo della Presenza Consapevole, i risultati sono stati misurabili:

Sul fronte dei rapporti con il team:

• Il 92% del team ha valutato come “eccellente” la qualità delle nostre interazioni (contro il 67% dell’anno precedente)
• Il tempo medio delle riunioni si è ridotto del 23% (perché quando sei presente, vai dritto al punto)
• I progetti vengono completati in media 15% più velocemente (meno malintesi = meno iterazioni)

Sul fronte delle relazioni con i clienti:

• Il tasso di rinnovo dei contratti è salito all’89% (contro il 74% precedente)
• I referral spontanei sono aumentati del 156%
• Il feedback più ricorrente nelle valutazioni è diventato: “Marco ascolta davvero e capisce le nostre esigenze”

Sul fronte del mio benessere personale:

• Fine delle giornate con meno stress mentale
• Sensazione di aver realmente “vissuto” la giornata lavorativa invece che sopravvissuto
• Maggiore chiarezza nelle decisioni (perché ho tutte le informazioni, non solo quelle che sono riuscito a catturare tra una distrazione e l’altra)

Il Caso Studio: La Riunione che Ha Salvato un Contratto

Voglio condividere un esempio concreto di come la presenza consapevole abbia fatto la differenza in una situazione critica.

Era marzo 2024, e uno dei nostri clienti più importanti aveva chiamato una riunione d’emergenza. Erano insoddisfatti dei risultati di una campagna e stavano considerando di chiudere il contratto.

Il “vecchio Marco” sarebbe entrato in quella riunione con le difese alzate, pronto a giustificare ogni decisione e a ribattere a ogni critica. Invece, ho applicato il Protocollo della Presenza Consapevole.

Durante il Reset Pre-Interazione, mi sono chiesto: “Qual è la cosa più importante che può emergere da questa interazione?” La risposta è stata chiara: capire realmente cosa non aveva funzionato dal loro punto di vista.

Nei primi 20 minuti della riunione, ho semplicemente ascoltato. Ho fatto domande di approfondimento invece di dare spiegazioni. Ho riflettuto le loro preoccupazioni per assicurarmi di averle comprese correttamente.

Quello che è emerso è stato sorprendente: il loro problema principale non era con i risultati della campagna (che in realtà erano nella media del settore), ma con la sensazione di non essere coinvolti abbastanza nel processo decisionale.

Se fossi stato in modalità “difesa” avrei perso completamente questo punto. Invece, essendo completamente presente, ho potuto affrontare il vero problema e proporre soluzioni concrete per migliorare la comunicazione e il coinvolgimento.

Risultato: non solo abbiamo mantenuto il contratto, ma lo abbiamo ampliato del 40% nei mesi successivi.

La Presenza come Vantaggio Competitivo

Ecco una verità che ho imparato: in un mondo dove tutti sono distratti, la presenza diventa un vantaggio competitivo incredibile.

Pensateci: quando è stata l’ultima volta che vi siete sentiti realmente ascoltati durante una riunione di lavoro? Quando è stata l’ultima volta che avete avuto la sensazione che l’altra persona fosse completamente focalizzata su di voi e sulla vostra conversazione?

È raro, vero? Ecco perché quando lo fate voi, le persone se ne accorgono immediatamente. Si sentono valorizzate, comprese, importanti. E questo crea un livello di fiducia e collaborazione che nessuna strategia di marketing può replicare.

Gli Ostacoli e Come Superarli

Non vi mentirò: sviluppare la presenza consapevole nel contesto lavorativo non è sempre facile. Ci sono ostacoli concreti che ho dovuto affrontare:

L’Impulso del Multitasking

Il nostro cervello è abituato a saltare continuamente da un’attività all’altra. I primi tempi, dovevo letteralmente tenere le mani lontane dalla tastiera durante le videochiamate per non cedere alla tentazione di controllare le email.

La soluzione: ho iniziato con interazioni brevi (chiamate di 15 minuti) e ho gradualmente aumentato la durata man mano che la mia “muscolatura della presenza” si rafforzava.

La Paura di Perdere Qualcosa di Importante

FOMO (Fear of Missing Out) è reale anche nel business. La paura che mentre ero concentrato su una conversazione, stessi perdendo un’email urgente o un’opportunità importante.

La soluzione: ho stabilito orari specifici per controllare le email (9:00, 13:00, 17:00) e ho comunicato questi orari al mio team e ai clienti. La chiarezza ha eliminato l’ansia.

La Pressione della Velocità

Nel business moderno c’è una pressione costante ad andare veloci, a essere efficienti, a “non perdere tempo”.

La soluzione: ho imparato che la presenza non rallenta il business – lo accelera. Quando sei completamente presente, prendi decisioni migliori più velocemente, commetti meno errori, e costruisci relazioni più solide che riducono l’attrito futuro.

Il Sistema FOCUS per Implementare la Presenza

Per chi vuole iniziare questo percorso, ho creato il sistema FOCUS – un acronimo che sintetizza i passi pratici:

F – Ferma: Prima di ogni interazione, fermati per 30 secondi
O – Osserva: Nota il tuo stato mentale e le tue distrazioni
C – Centra: Fai tre respiri profondi e centra l’attenzione
U – Unifica: Allinea intenzione, attenzione e azione
S – Sostieni: Mantieni la presenza durante tutta l’interazione

Quando la Presenza Diventa Cultura Aziendale

Una delle scoperte più belle è stata vedere come la mia pratica personale della presenza consapevole abbia iniziato a diffondersi spontaneamente nel team.

Quando le persone si sentono realmente ascoltate e valorizzate, iniziano naturalmente a fare lo stesso con gli altri. Le nostre riunioni sono diventate più efficaci, le comunicazioni più chiare, i conflitti più rari e quando emergono, vengono risolti più rapidamente.

Non ho mai imposto questa pratica a nessuno. L’ho semplicemente incarnata costantemente, e la qualità delle nostre interazioni ha iniziato a parlare da sola.

Un Invito alla Trasformazione

Se quello che ho condiviso risuona con la vostra esperienza, vi invito a fare un esperimento molto semplice: nella prossima riunione importante che avrete, provate a essere completamente presenti.

Chiudete tutto quello che non è strettamente necessario. Ascoltate non solo le parole, ma anche quello che non viene detto. Fate una pausa prima di rispondere. Siate curiosi invece che difensivi.

E poi osservate cosa cambia. Nella qualità dell’interazione, nella profondità delle informazioni che emergono, nel livello di connessione che si crea.

La presenza consapevole non è una tecnica da imparare – è un modo di essere che trasforma naturalmente tutto quello che toccate.

Perché alla fine, le persone non si ricorderanno di quello che avete detto o fatto. Si ricorderanno di come le avete fatte sentire.

E non c’è niente che faccia sentire una persona più valorizzata del vostro essere completamente presenti quando siete con lei.