Produttività

La guida definitiva per raggiungere
una produttività straordinaria.

Il paradosso della produttività

È così facile, ma la contempo anche così difficile, raggiungere un livello straordinario di produttività e sentirsi appagati della propria vita.

Il paradosso ruota attorno a tre sfide fondamentali:

  1. Stiamo affrontando un flusso inarrestabile di decisioni
  2. La nostra attenzione è sottoposta a un attacco senza precedenti
  3. Ci sentiamo privati della nostra energia mentale

Una produttività straordinaria

Il concetto di produttività straordinaria è trattato alla perfezione nel libro della FranklinCovey “Le 5 scelte“, dove gli autori illustrano come usicre dal paradosso della produttività per puntare ad una produttività straordinaria, utilizzando parte delle strategie già descritte da Stephen Covey nel classico “Le 7 regole per avere successo” e nel suo libro dedicato alla produttività First things first.

Ognuno di noi ha la capacità di compiere un lavoro straordinario e ha il potenziale per sentirsi soddisfatto e appagato alla fine di ogni giornata. Per riuscire a farcela è necessario affrontare con determinazione le sfide alla base del paradosso della produttività, focalizzandosi sulle cose essenziali, tralasciando le cose poco importanti ed eliminando gli sprechi e le distrazioni.
Per uscire dal paradosso della produttività e arrivare a realizzare una produttività straordinaria bisogna mettercela tutta in quello che si fa e sfruttare l’unicità dei talenti e delle energie che si hanno, concentrandosi sull’essenziale. Ma soprattutto bisogna fare un lavoro per cui ci si possa sentire davvero soddisfatti e appagati.

Il principio "Meno ma meglio"

Per essere davvero produttivo devi mettere in pratica, in modo costante e disciplinato, il principio “Meno ma meglio“.

Negli anni ’60 il capo designer della Braun Dieter Rams, di soli 24 anni, si ritrovò a dover progettare un giradischi. All’epoca i giradischi erano nascosti in mobiletti da salotto. Dieter, invece puntò all’essenziale e con il suo team progettò un giradischi lineare, con un coperchio di plastica trasparente. Non si era mai visto prima un giradischi del genere, un oggetto decisamente rivoluzionario. 

Fonte: Web

Per eliminare il superfluo ci volle tanto coraggio e tanta fu la paura e la perplessità sull’accoglienza che avrebbe ricevuto dai consumatori. Ma la nuova estetica fece così presa sul pubblico che con il tempo divenne lo standard di produzione di ogni giradischi.

Per raggiungere una produttività straordinaria devi fare come Dieter, devi eliminare il superfluo. Concentrarti sull’essenziale fermandoti continuamente a chiederti: “Sto investendo nelle attività giuste?“.

Il tuo obiettivo deve essere una costante e incessante  ricerca della via disciplinata del meno.

Come individuare l'essenziale

Stephen Covey affermava:
“Tutto ciò che non è un impegno consapevole verso le cose importanti, è un impegno inconsapevole verso le cose poco importanti”.

Per essere veramente produttivi dobbiamo acquisire l’abitudine di agire in modo intenzionale e consapevole in ogni ambito della nostra vita. Nella società odierna non puoi pensare di avere troppo da fare e aspettarti di raggiungere tutti gli obiettivi che vorresti.

Per raggiungere una produttività straordinaria devi concentrarti solo sulle cose essenziali, le priorità, e lasciare perdere le cose meno importanti. Per riuscirci hai bisogni di uno schema e di un processo.

Lo schema è rappresentato dalla Matrice del Tempo di FranklinCovey®, mentre la sequenza “Fermati-Chiarisci-Decidi” (FCD) costituisce il processo. Entrambi sono illustrati nello straordinario libro “Le 5 scelte” di Kory Kogon, Adam Merril e Leena Rinne.

La matrice del tempo

La Matrice del Tempo® di FranklinCovey aiuta le persone a gestire il proprio tempo e rappresenta un vero e proprio modo di pensare. Permette di usare in modo intenzionale e consapevole la capacità di prendere decisioni sagge su come impiegare il proprio tempo, la propria concentrazione e la propria energia.
La Matrice del Tempo® si basa sull’interazione tra attività urgenti e attività importanti.

Per urgente si intende qualcosa che sembra debba essere fatto immediatamente, anche se non produce alcuna differenza in termine di risultati. Per importante si intende qualcosa che, se non viene fatto, avrà gravi conseguenze in termini di risultati.

Di seguito lo schema.
Adattata da: Le 5 scelte. Il percorso per una produttività straordinaria - FranklinCovey - Franco Angeli

Q1 è il quadrante della necessità.
Al suo interno sono presenti tutte quelle situazioni che richiedono un’azione immediata e che se non vengono affrontate potrebbero comportare serie conseguenze. Sono tutte quelle circostanze che si verificano all’improvviso. Se trascorri troppo tempo in questo quadrante potresti anche sentirti produttivo e motivato, ma correrai il rischio di incorrere in un esaurimento.

Q3 è il quadrante della distrazione.
Al suo interno sono presenti tutte quelle attività urgenti, ma non importanti. Quelle attività sembrano richiedere un’azione immediata, ma in realtà non comportano gravi conseguenze se non vengono affrontate subito. Molte persone trascorrono molto tempo in Q3 pensando di essere in Q1. In realtà, stanno reagendo a tutto ciò che si presenta sul loro percorso e stanno confondendo l’essere impegnati con il fare progressi e l’azione con i risultati. Se trascorri troppo tempo in questo quadrante ti sentirai sicuramente impegnato ed occupato, ma di certo non soddisfatto.

Q4 è il quadrante dello spreco.
Al suo interno sono presenti tutte quelle attività che non sono né urgenti né importanti. È il quadrante che non dovresti mai prendere in cosiderazione, ma spesso ti senti talmente stanco ed esausto a furia di combattere le battaglie in Q1 e Q3 che Q4 diventa la tua unica via di fuga. In questo quadrante mandiamo in pausa la nostra mente, abbandonandoci all’ozio e a tutte quelle attività che ci fanno solo perdere tempo.

Q2 è il quadrante della produttività straordinaria.
Q2 è il quadrante della produttività straordinaria. Le attività all’interno di questo quadrante sono importanti, ma non urgenti. Questo è il quadrante delle vere priorità e delle cose davvero essenziali. È dove prendi in mano le redini della tua vita e fai le cose che producono una reale differenza in termini di impegno e risultati. A differenza degli altri quadranti, dove sei vittima degli eventi e delle circostanze, in questo quadrante sei tu a scegliere consapevolmente di esserci. Il tempo trascorso in questo quadrante riduce le crisi e i problemi in Q1, perché permette di dedicare del tempo alla pianificazione, alla preparazione e alla prevenzione. Il tempo e l’energia che investi in Q2 genera dei rendimenti altissimi, di gran lunga superiori al tuo investimento iniziale. Per questo è il quadrante della produttività straordinaria!

Il sistema FCD

Il metodo che ti permette di chiarire che tipo di attività hai davanti e decidere se vale la pena farla rientrare in Q2 dedicandole tempo ed energia, si chiama FCD, acronimo di Fermati-Chiarisci-Decidi.
Adattata da: Le 5 scelte. Il percorso per una produttività straordinaria - FranklinCovey - Franco Angeli

La capacità di mettere in pratica il metodo entra in gioco nel momento della scelta, quando decidi, in modo intenzionale e consapevole, se fare o meno qualcosa. Usare il sistema FCD significa fermarsi un istante per porsi la domanda: 

“Questa attività è davvero essenziale per la mia vita e per il raggiungimento dei miei obiettivi?”

Una cosa sola

Una volta individuate le priorità del quadrante Q2 nella Matrice del Tempo®, dovrai compiere un’ulteriore e decisivo passo per raggiungere una produttività straordinaria. Dovrai applicare il principio “Meno ma meglio” all’estremo e trovare l’unica cosa davvero essenziale che facendola ti permetterà di raggiungere i tuoi obiettivi e diventare la persona che desideri diventare.

Devi poter creare, nella tua vita, un effetto domino. È il concetto alla base del libro di Gary Keller e Jay Papasan, The One Thing.

Provocare la caduta delle tessere del domino è un fenomeno diretto che si verifica mettendole tutte in fila e spingendo solo la prima. Nella realtà le cose sono un po’ più complicate. La vita non ci mette tutto in fila, né ci indica da dove partire. La sfida per ognuno di noi, quindi, è mettere in fila le tessere ogni giorno individuandone la capofila. Le persone straordinariamente produttive lo sanno bene e ogni giorno rimettono in fila le proprie priorità, riposizionando in prima linea la prima tessera da mandare giù.

Per scatenare l’effetto domino, ogni giorno dovrai porti una domanda fondamentale:

Adattata da: Una cosa sola. L'unico metodo per fissare le priorità e ottenere risultati eccezionali - Tea

La risposta a questa domanda ti indicherà la tua priorità assoluta nella pianificazione. Tutte le altre attività Q2 dovrai eseguirle sempre dopo questa priorità essenziale.

Pre-pianificazione: inbox

Prima di passare alla pianificazione della priorità essenziale e delle altre priorità Q2, devi dedicarti all’inbox, uno strumento che ti permette di raggruppare le cose da fare in un’unica lista di controllo. L’inbox ti libera la mente facendoti smettere di pensarci.

Lo scopo della inbox è raggruppare le varie cose da fare in un’unica lista di controllo, in modo da liberare la mente e smettere di pensarci (per approfondire ti consiglio la lettura del libro di David Allen, Getting Things Done). La regola fondamentale per usare la inbox è la seguente: quando si presenta qualcosa di cui dovresti occuparti, o finisce nel cestino o nella inbox, ma mai nella tua mente. Devi essere capace di decidere che cosa fare, evitando che quella cosa si ripresenti di continuo nella tua mente, assorbendo quelle unità mentali preziose che potresti destinare ad attività essenziali e produttive.

Prima di decidere dove destinare le varie attività, ti consiglio di usare la regola dei due minuti, illustrata sempre da David Allen nel libro Getting Things Done. Secondo questa regola se un’attività richiede meno di due minuti per svolgerla e portarla a compimento, falla subito e levati il pensiero. Il miglior campo di applicazione che ho sperimentato per questa regola, è la lettura delle email. Quando scorri le email nella tua posta in arrivo, valuta se puoi evadere ciascuna in meno di due minuti, se non puoi decidi quali mettere nel cestino e quali nella tua inbox.

Quali attività vanno nella inbox e quali nel cestino? Basta usare la Matrice del Tempo®:

  1. le attività Q3 e Q4 vanno direttamente nel cestino. 
  2. le attività Q2 e Q1 vanno nella tua inbox.  

Pianifica con il Timeboxing

Il Timeboxing è un modo molto efficace e proficuo per considerare e usare il tempo. Alla base di questo metodo c’è una tecnica, ben studiata dagli psicologi, per impostare un’intenzione di implementazione. Il Timeboxing in pratica di permette di decidere cosa fare e quando farlo, pianificando ogni giorno come trascorrere il tempo ed eliminando gli spazi vuoti dal calendario. È uno strumento straordinario per la produttività che incanala le tue energie verso l’attività più importante.
Prendi un’agenda, un calendario o usa una delle tante app disponibili e definisci qual è il tempo necessario per completare la tua SOLA e UNICA cosa. Se è un’attività unica, individua le ore e i giorni appropriati. Se è un’attività periodica, trova il tempo appropriato ogni giorno in modo che diventi un’abitudine. Tutte le altre attività (scartoffie, telefonate, email, riunioni e altro) dovranno aspettare. Se suddividerai il tuo tempo in questo modo, creerai una giornata molto produttiva attraverso un sistema ripetibile ogni giorno della tua vita.

Per ottenere una produttività straordinaria, suddividi le attività nel seguente ordine:

  1. Tempo libero. Il tempo libero e il riposo sono importanti quanto il lavoro. Sono poche le persone di successo che violano questo principio. Ogni cosa ha bisogno di riposo per funzionare meglio. Prendi del tempo per te. Sarai più riposato, più rilassato e più produttivo..
  2. La tua SOLA e UNICA cosa. Le persone più produttive, quelle che ottengono risultati straordinari, organizzano le loro giornate intorno alla SOLA e UNICA cosa. L’appuntamento più importante ogni giorno è con loro stessi e non lo mancano mai.
  3. Pianificazione. Ti serve per riflettere su dove sei e dove vuoi andare. Ti consiglio di usare il metodo 30/10: dedica 30 minuti alla settimana e 10 minuti al giorno alla pianificazione, seguendo sempre il seguente ordine: prima la tua SOLA e UNICA cosa, poi le altre attività Q2 ed infine tutte le altre attività presenti nella inbox.
Le persone straordinariamente produttive lavorano sul tempo degli eventi. Non si fermano finché la loro SOLA e UNICA cosa non è stata completata. Il segreto per far funzionare questo sistema è suddividere il tempo il prima possibile nella giornata. Assegnati un’ora per le attività da fare subito dopo il risveglio la mattina.

Ti consiglio l’Ora del Potere:

  • 20 minuti dedicati all’esercizio fisico
  • 20 minuti dedicati alla riflessione
  • 20 minuti dedicati alla lettura
Quindi passa alla tua SOLA e UNICA cosa. Gary Keller, nel suo libro, consiglia di pianificare almeno quattro ore al giorno, io ti consiglio di non porti limiti, se puoi fare di più tanto meglio.

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