Cosa trovi in questa guida:
Il paradosso ruota attorno a tre sfide fondamentali:
Il concetto di produttività straordinaria è trattato alla perfezione nel libro della FranklinCovey “Le 5 scelte“, dove gli autori illustrano come usicre dal paradosso della produttività per puntare ad una produttività straordinaria, utilizzando parte delle strategie già descritte da Stephen Covey nel classico “Le 7 regole per avere successo” e nel suo libro dedicato alla produttività First things first.
Negli anni ’60 il capo designer della Braun Dieter Rams, di soli 24 anni, si ritrovò a dover progettare un giradischi. All’epoca i giradischi erano nascosti in mobiletti da salotto. Dieter, invece puntò all’essenziale e con il suo team progettò un giradischi lineare, con un coperchio di plastica trasparente. Non si era mai visto prima un giradischi del genere, un oggetto decisamente rivoluzionario.
Per eliminare il superfluo ci volle tanto coraggio e tanta fu la paura e la perplessità sull’accoglienza che avrebbe ricevuto dai consumatori. Ma la nuova estetica fece così presa sul pubblico che con il tempo divenne lo standard di produzione di ogni giradischi.
Il tuo obiettivo deve essere una costante e incessante ricerca della via disciplinata del meno.
Stephen Covey affermava:
“Tutto ciò che non è un impegno consapevole verso le cose importanti, è un impegno inconsapevole verso le cose poco importanti”.
Per raggiungere una produttività straordinaria devi concentrarti solo sulle cose essenziali, le priorità, e lasciare perdere le cose meno importanti. Per riuscirci hai bisogni di uno schema e di un processo.
Lo schema è rappresentato dalla Matrice del Tempo di FranklinCovey®, mentre la sequenza “Fermati-Chiarisci-Decidi” (FCD) costituisce il processo. Entrambi sono illustrati nello straordinario libro “Le 5 scelte” di Kory Kogon, Adam Merril e Leena Rinne.
Per urgente si intende qualcosa che sembra debba essere fatto immediatamente, anche se non produce alcuna differenza in termine di risultati. Per importante si intende qualcosa che, se non viene fatto, avrà gravi conseguenze in termini di risultati.
Q1 è il quadrante della necessità.
Al suo interno sono presenti tutte quelle situazioni che richiedono un’azione immediata e che se non vengono affrontate potrebbero comportare serie conseguenze. Sono tutte quelle circostanze che si verificano all’improvviso. Se trascorri troppo tempo in questo quadrante potresti anche sentirti produttivo e motivato, ma correrai il rischio di incorrere in un esaurimento.
Q3 è il quadrante della distrazione.
Al suo interno sono presenti tutte quelle attività urgenti, ma non importanti. Quelle attività sembrano richiedere un’azione immediata, ma in realtà non comportano gravi conseguenze se non vengono affrontate subito. Molte persone trascorrono molto tempo in Q3 pensando di essere in Q1. In realtà, stanno reagendo a tutto ciò che si presenta sul loro percorso e stanno confondendo l’essere impegnati con il fare progressi e l’azione con i risultati. Se trascorri troppo tempo in questo quadrante ti sentirai sicuramente impegnato ed occupato, ma di certo non soddisfatto.
Q4 è il quadrante dello spreco.
Al suo interno sono presenti tutte quelle attività che non sono né urgenti né importanti. È il quadrante che non dovresti mai prendere in cosiderazione, ma spesso ti senti talmente stanco ed esausto a furia di combattere le battaglie in Q1 e Q3 che Q4 diventa la tua unica via di fuga. In questo quadrante mandiamo in pausa la nostra mente, abbandonandoci all’ozio e a tutte quelle attività che ci fanno solo perdere tempo.
Q2 è il quadrante della produttività straordinaria.
Q2 è il quadrante della produttività straordinaria. Le attività all’interno di questo quadrante sono importanti, ma non urgenti. Questo è il quadrante delle vere priorità e delle cose davvero essenziali. È dove prendi in mano le redini della tua vita e fai le cose che producono una reale differenza in termini di impegno e risultati. A differenza degli altri quadranti, dove sei vittima degli eventi e delle circostanze, in questo quadrante sei tu a scegliere consapevolmente di esserci. Il tempo trascorso in questo quadrante riduce le crisi e i problemi in Q1, perché permette di dedicare del tempo alla pianificazione, alla preparazione e alla prevenzione. Il tempo e l’energia che investi in Q2 genera dei rendimenti altissimi, di gran lunga superiori al tuo investimento iniziale. Per questo è il quadrante della produttività straordinaria!
La capacità di mettere in pratica il metodo entra in gioco nel momento della scelta, quando decidi, in modo intenzionale e consapevole, se fare o meno qualcosa. Usare il sistema FCD significa fermarsi un istante per porsi la domanda:
“Questa attività è davvero essenziale per la mia vita e per il raggiungimento dei miei obiettivi?”
Una volta individuate le priorità del quadrante Q2 nella Matrice del Tempo®, dovrai compiere un’ulteriore e decisivo passo per raggiungere una produttività straordinaria. Dovrai applicare il principio “Meno ma meglio” all’estremo e trovare l’unica cosa davvero essenziale che facendola ti permetterà di raggiungere i tuoi obiettivi e diventare la persona che desideri diventare.
Devi poter creare, nella tua vita, un effetto domino. È il concetto alla base del libro di Gary Keller e Jay Papasan, The One Thing.
Per scatenare l’effetto domino, ogni giorno dovrai porti una domanda fondamentale:
La risposta a questa domanda ti indicherà la tua priorità assoluta nella pianificazione. Tutte le altre attività Q2 dovrai eseguirle sempre dopo questa priorità essenziale.
Prima di passare alla pianificazione della priorità essenziale e delle altre priorità Q2, devi dedicarti all’inbox, uno strumento che ti permette di raggruppare le cose da fare in un’unica lista di controllo. L’inbox ti libera la mente facendoti smettere di pensarci.
Prima di decidere dove destinare le varie attività, ti consiglio di usare la regola dei due minuti, illustrata sempre da David Allen nel libro Getting Things Done. Secondo questa regola se un’attività richiede meno di due minuti per svolgerla e portarla a compimento, falla subito e levati il pensiero. Il miglior campo di applicazione che ho sperimentato per questa regola, è la lettura delle email. Quando scorri le email nella tua posta in arrivo, valuta se puoi evadere ciascuna in meno di due minuti, se non puoi decidi quali mettere nel cestino e quali nella tua inbox.
Quali attività vanno nella inbox e quali nel cestino? Basta usare la Matrice del Tempo®:
Per ottenere una produttività straordinaria, suddividi le attività nel seguente ordine:
Ti consiglio l’Ora del Potere:
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